Receptie in de toekomst: technologie, toegankelijkheid en gastvrijheid in de horeca
De rol van de receptie in horeca- en vakantieparken verandert. Traditionele balies waar gasten formeel werden ontvangen en informatie kregen, worden steeds vaker vervangen door digitale oplossingen en toegankelijker ruimtes. In de toekomst speelt de receptie niet alleen een functionele rol, maar ook een emotionele en commerciële. Deze transformatie wordt beïnvloed door technologische ontwikkelingen, veranderende klantbehoeften en wettelijke richtlijnen omtrent toegankelijkheid. In dit artikel worden de belangrijkste trends en praktische toepassingen van de "receptie van de toekomst" besproken.
Een open en toegankelijke ruimte
Een moderne receptie moet open en toegankelijk zijn, zowel voor mensen met en zonder beperkingen. De toegankelijkheid is een wettelijke verplichting in Nederland sinds 2017, waarbij bedrijven in de horeca-sector aandacht moeten besteden aan fysieke toegankelijkheid. Dit betekent dat de balie verlaagd moet zijn zodat mensen in een rolstoel op ooghoogte kunnen communiceren met de medewerker. Ook zijn er aanpassingen mogelijk voor mensen met visuele of auditieve beperkingen, zoals leesbrillen ter beschikking stellen of ringleidingen voor gebruik van een hoortoestel.
Daarnaast moet de receptievisie gericht zijn op het vermijden van afstandelijke gevoelens. Receptiedames ontvangen gasten op ooghoogte, waarbij ze dicht bij de gasten staan om een persoonlijke en warme indruk te maken. Dit helpt om een vertrouwensrelatie op te bouwen en maakt de aankomst ervaring aangenamer. Deze benadering maakt deel uit van de zogenaamde “blending of beleving”, waarbij functies als horeca, lounge-ruimte en shop in elkaar vlechten. De gast krijgt direct een indruk van het aanbod van het park of het centrumgebouw.
De technologische veranderingen
Technologie speelt een steeds grotere rol in de receptie van de toekomst. Inchecken kan op verschillende manieren gebeuren, waaronder het gebruik van een incheckpost bij de slagboom of een selfservicezuil. In beide gevallen wordt het traditionele inchecken gedeeltelijk of volledig door technologie overgenomen. Bijvoorbeeld, Vakantiepark Stoetenslagh biedt al sinds 2017 het mogelijkheid aan om bij de slagboom in te checken terwijl men nog in de auto zit. De gast ontvangt een welkomstpakket en wordt geregistreerd zonder dat hij of zij uit de auto hoeft te stappen.
CenterParcs werkt met RFID-technologie, waarbij een polsbandje wordt uitgegeven bij de aankomst. Dit bandje is gekoppeld aan het verblijf en kan gebruikt worden voor toegang tot bepaalde faciliteiten. In de toekomst zou dit polsbandje zelfs kunnen worden gebruikt als een digitale portemonnee. Deze technologie vermindert het behoefte aan persoonlijke contacten bij de receptie en maakt het proces efficiënter.
Bij grotere parken en hotels wordt de receptie vaak opgedeeld in meerdere functies. In Center Parcs Bois aux Daims bijvoorbeeld is er een aparte ontvangst bij de slagboom en een centrale receptie voor dienstverlening op het park. Ook is er een balie voor toeristische informatie. Deze mixvormen maken het mogelijk om de verschillende behoeften van de gasten tegelijk te voldoen, zonder dat de receptie overbelast raakt.
De rol van de app
De opkomst van de mobiele app verandert de receptie ook in essentie. Een app maakt het mogelijk om het inchecken, het regelen van activiteiten en het boeken van diensten op afstand te doen. Veel vakantieparken bieden al een app aan waarin je kunt zien wat er op het park te doen is, activiteiten kunt boeken, restaurants kunt bekijken en reserveren, en informatie kunt vinden over de omgeving. In de toekomst zullen deze apps nog uitgebreider worden. De mobiele telefoon kan bijvoorbeeld gebruikt worden als digitale sleutel tot je accommodatie, en extra services als het huren van een bakfiets of het bekijken van fiets- en wandelroutes kunnen ook via de app worden geregeld.
De app biedt ook de mogelijkheid tot upselling, waarbij gasten automatisch worden geïnformeerd over extra activiteiten of diensten. Omdat dit alles automatisch gebeurt via de app, is er geen behoefte aan persoonlijke medewerkers bij de receptie. Bovendien blijft de app vaak ook na het verblijf op de telefoon staan, wat een waardevolle tool is voor marketingdoeleinden.
Van informatie naar inspiratie
Als de receptie in de toekomst niet meer nodig is voor aankomst en het regelen van praktische zaken, wat blijft er dan over? In dat geval zou de receptie kunnen worden opgeheven, en het vakantiepark kan verder worden uitgebouwd tot een vrije zone waar je kunt komen en gaan wanneer je wilt. Deze aanpak sluit goed aan bij de wens van gasten naar rust en cocooning. Er is geen zin om langs een receptie te moeten om allerlei zaken te regelen. De gast wil een ononderbroken ervaring.
Een alternatief is dat de receptie een rol speelt als centrale plek waar verzoeken en bestellingen binnenkomen. In de hotelsector zien we dat de receptie, mede dankzij opkomst van nieuwe technieken en sensoren, de rol van controllroom kan overnemen. Camerasystemen en sensoren maken het mogelijk om veiligheid te waarborgen, duurzaamheid te bevorderen en gastvrijheid te garanderen. De receptie wordt zo een centrale knooppunt voor het beheer van het park of het hotel.
Praktische ondersteuning door technologie
Veel van de praktische ondersteuning van een receptie kan worden overgenomen door technologie. Dit is ook duurzamer, wat een extra pluspunt is. De technologische overname van receptiefuncties zorgt voor efficiëntie en verminderd de druk op medewerkers. In het huidige tijdperk zien we al dat technologie de rol van medewerkers kan overnemen. Denk aan selfservicezuilen, waarbij gasten zelf kunnen inchecken en automatisch een toegangsbewijs ontvangen. Deze zuilen zijn vergelijkbaar met de automatische bestelmachines bij McDonalds.
Na het inchecken kunnen gasten naar de lounge-ruimte of de shop gaan, waar ze hun tijd kunnen doorbrengen. De receptie is in de toekomst niet langer de enige plek waar gasten informatie kunnen krijgen. Informatie over het park of de omgeving is beschikbaar via de app of via touchtafels in de ruimte. Deze aanpak geeft de gast controle over wanneer en hoe hij of zij informatie wil ontvangen.
De toekomstige receptie: een mix van technologie en persoonlijk contact
Hoewel technologie een grote rol speelt in de toekomstige receptie, is persoonlijk contact nog steeds belangrijk. Het eerste contact met een gast kan bijvoorbeeld al gebeuren bij de slagboom, waar de eigenaar persoonlijk iedereen welkom heet. Dit maakt een warme en persoonlijke indruk en versterkt de band tussen gast en vakantiepark. Kinderen bijvoorbeeld zullen na een lange autorit enthousiast zijn als het buitenbad bij aankomst meteen zichtbaar is en het overdekt spelen bij binnenkomst in de receptie.
Daarnaast kan de receptie als een huiskamerfunctie werken. Hierbij is de receptie niet alleen een plek voor inchecken, maar ook een plek waar gasten zich kunnen ontspannen. Deze aanpak verandert de functie van de receptie van een administrative centrum naar een plek van ontmoeting en inspiratie. Het verandert ook de perceptie van de gast, die nu gezien wordt als een gast in plaats van een klant.
Conclusie
De receptie van de toekomst is een mix van technologie, toegankelijkheid en persoonlijk contact. De technologische ontwikkelingen zoals RFID-technologie, selfservicezuilen en mobiele apps veranderen de rol van de receptie. Deze veranderingen maken het mogelijk om efficiënter te werken en gasten tevreden te stellen. Tegelijkertijd is toegankelijkheid een essentieel onderdeel van de toekomstige receptie. De balie moet toegankelijk zijn voor iedereen, ook voor mensen met beperkingen.
Hoewel technologie een grote rol speelt, blijft persoonlijk contact belangrijk. De receptie is niet alleen een administratieve centrum, maar ook een plek voor ontmoeting en inspiratie. De toekomstige receptie is dus een plek waar technologie en gastvrijheid elkaar versterken. Door deze trends te begrijpen en toe te passen, kan het vakantiepark of het hotel zijn gasten beter tevreden stellen en een unieke ervaring bieden.