De functie van gastvrouw op de receptie speelt een cruciale rol in het eerste indrukken van gasten in diverse instellingen. Deze rol vereist niet alleen een warme en gastvrije houding, maar ook professionaliteit, communicatieve vaardigheden en flexibiliteit. In dit artikel wordt ingegaan op de essentie van deze functie, de verantwoordelijkheden die erbij horen en de vereisten die aan de kandidaat worden gesteld. De informatie is gebaseerd op vacatureteksten en beschrijvingen van diverse werkgevers, waaronder het Nationaal Museum de Zwarte Tulp in Lisse en Pieter van Foreest in Delft.

Rol en verantwoordelijkheden van de gastvrouw

De gastvrouw/-heer op de receptie is het gezicht van de organisatie. Dit betekent dat deze persoon de eerste indruk maakt bij bezoekers en medewerkers. De verantwoordelijkheden zijn divers en omvatten zowel administratieve als sociaal-interactieve taken.

Op de receptie wordt het gastvrouw/-heer verondersteld om bezoekers te ontvangen en te verwelkomen, vragen te beantwoorden en hen eventueel verder te begeleiden. Daarnaast is het ook de taak om telefonische communicatie te beheren, zowel binnen als naar buiten toe. In sommige gevallen is het ook nodig om administratieve taken te verrichten, zoals het beheren van een kassa of het afhandelen van verkoopopdrachten, zoals in het geval van het Nationaal Museum de Zwarte Tulp.

Een belangrijk aspect van deze rol is het behoud van een vriendelijke en professionele houding. Deze houding is essentieel om ervoor te zorgen dat bezoekers zich op hun gemak voelen. Daarnaast is het ook van belang dat de gastvrouw/-heer zich snel aan kan passen aan veranderende situaties, zoals het beheren van hectische momenten of het verwerken van meerdere taken tegelijk.

Voorbeeld: Nationaal Museum de Zwarte Tulp

In het geval van het Nationaal Museum de Zwarte Tulp in Lisse, is de gastvrouw/-heer verantwoordelijk voor het ontvangen van bezoekers, het begeleiden van activiteiten, het beheren van de verkoop en het beheren van de kassa. Daarnaast is het ook mogelijk om betrokken te raken bij het beheren van de winkel. De functie vereist flexibiliteit, aangezien de beschikbaarheid in overleg met de organisatie bepaald wordt. Het is een structurele functie, waarbij het gastvrouw/-heer gemiddeld minstens twee dagen per maand beschikbaar is.

Voorbeeld: De Bieslandhof

Bij De Bieslandhof in Delft is de gastvrouw/-heer verantwoordelijk voor het ontvangen van bezoekers en het beantwoorden van vragen. Deze functie vereist dat de persoon beschikbaar is voor alle diensten, inclusief daguren, avonduren, weekenden en feestdagen. De functie is flexibel, met een werkweek van 16 tot 20 uur per week. De gastvrouw/-heer moet in staat zijn om zowel telefonische communicatie als fysieke ontvangst van bezoekers te beheren.

Vereisten en kwaliteiten

De vereisten voor de functie van gastvrouw/-heer op de receptie zijn divers en variëren per organisatie. Echter, er zijn een aantal gemeenschappelijke kwaliteiten en vaardigheden die vaak worden genoemd.

Persoonlijke kwaliteiten

• Gastvrijheid en warmte: Een gastvrouw/-heer moet in staat zijn om bezoekers met een warme en open houding te ontvangen. Deze houding is essentieel om ervoor te zorgen dat bezoekers zich op hun gemak voelen.
• Professionaliteit: Het is belangrijk dat de gastvrouw/-heer gedrag vertoont dat correspondeert met de waarden van de organisatie. Dit betreft zowel het gedrag jegens bezoekers als het gedrag in interne communicatie.
• Flexibiliteit: Aangezien de functie vaak omvat dat de gastvrouw/-heer beschikbaar moet zijn voor alle diensten, is flexibiliteit een vereiste. Dit betreft zowel daguren, avonduren, weekenden en feestdagen.
• Communicatieve vaardigheden: Een goed begrip van de Nederlandse taal is vaak een vereiste. Daarnaast is het een voordeel als de gastvrouw/-heer ook vreemde talen spreekt, zoals in het geval van het Nationaal Museum de Zwarte Tulp.
• Sociale vaardigheden: Het vermogen om goed te communiceren en om te gaan met verschillende doelgroepen is essentieel. Dit omvat zowel het beantwoorden van vragen als het bieden van hulp.

Praktische vaardigheden

• Ervaring met telefonische communicatie: In veel gevallen is het nodig om telefonische communicatie te beheren. Dit betreft het beantwoorden van telefoontjes, het doorverwijzen van gesprekken en het opnemen van berichten.
• Ervaring met het beheren van een kassa: In organisaties waar verkoop een onderdeel is van de functie, zoals het Nationaal Museum de Zwarte Tulp, is het beheren van een kassa een vereiste.
• Ervaring met het bedienen van signaleringsapparatuur: In sommige gevallen, zoals bij De Bieslandhof, is het bedienen van signaleringsapparatuur een vereiste. Dit betreft het beheren van telefooncentrale en andere apparatuur die gebruikt wordt voor communicatie.

Werkomgeving en werkvoorwaarden

De werkomgeving van een gastvrouw/-heer op de receptie varieert per organisatie. Echter, er zijn een aantal gemeenschappelijke kenmerken die vaak worden genoemd.

Werkomgeving

• Dynamisch: De functie vereist dat de gastvrouw/-heer zich aan kan passen aan veranderende situaties. Dit betreft zowel hectische momenten als rustige momenten.
• Interactief: De functie vereist dat de gastvrouw/-heer regelmatig in contact komt met bezoekers en medewerkers. Dit betreft zowel telefonische communicatie als fysieke interactie.
• Professioneel: De werkplek moet een professionele uitstraling hebben. Dit betreft zowel de fysieke omgeving als het gedrag van de medewerkers.

Werkvoorwaarden

• Flexibiliteit: De functie is vaak flexibel, aangezien de beschikbaarheid van de gastvrouw/-heer in overleg met de organisatie bepaald wordt. Dit betreft zowel de werkdagen als de werktijden.
• Salaris: Het salaris varieert per organisatie. In het geval van De Bieslandhof is het salaris in FWG 25 en varieert het tussen €2.455,20 en €3.124,01 per maand. In het geval van het Nationaal Museum de Zwarte Tulp is de functie structureel en is er geen salaris genoemd, omdat het om een vrijwilligersfunctie gaat.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: In het geval van De Bieslandhof zijn er aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze omvatten zowel verlof als andere voordelen die specifiek worden genoemd in de vacaturetekst.

Aanvullende informatie en contact

Het is belangrijk om te weten dat de functie van gastvrouw/-heer op de receptie vaak begeleid wordt door een inwerkperiode. Deze periode is bedoeld om de gastvrouw/-heer te laten wennen aan de werkplek en de taken die erbij horen. Daarnaast is het ook mogelijk om in overleg te treden met de organisatie om eventuele wijzigingen te maken in de beschikbaarheid of de taken.

Voor vragen over de functie is het mogelijk om contact op te nemen met de hiring manager. In het geval van De Bieslandhof is Henriette van den Brink de hiring manager, die bereikbaar is via telefoonnummer 06 2055 0981. In het geval van het Nationaal Museum de Zwarte Tulp is er geen specifieke contactpersoon genoemd, maar is er een link opgenomen om direct te reageren op de vacature.

Conclusie

De functie van gastvrouw/-heer op de receptie speelt een cruciale rol in de eerste indruk van bezoekers. Deze functie vereist een warme en gastvrije houding, professionaliteit, communicatieve vaardigheden en flexibiliteit. De verantwoordelijkheden zijn divers en variëren per organisatie, maar omvatten in het algemeen het ontvangen van bezoekers, het beheren van telefonische communicatie en eventueel het beheren van verkoop of administratieve taken. De werkvoorwaarden zijn flexibel en variëren per organisatie. Voor vragen over de functie is het mogelijk om contact op te nemen met de hiring manager of via de vacaturetekst te reageren.

Bronnen

1. Gastvrouw/-heer Receptie, De Bieslandhof
2. Gastvrouw/gastheer Nationaal Museum de Zwarte Tulp