De registratie van bezoekers bij een receptie is een cruciale activiteit in veel organisaties. Het betreft niet alleen het ontvangen van gasten, maar ook het zorgen voor een positieve ervaring, het automatiseren van administratieve processen en het verbeteren van de efficiëntie. In de huidige digitale tijd zijn er verschillende oplossingen beschikbaar om dit proces te vereenvoudigen en te verbeteren. Dit artikel biedt een overzicht van de verschillende digitale en praktische methoden die gebruikt kunnen worden voor bezoekersregistratie op locaties waar een receptie centraal staat in de activiteiten, zoals bedrijven, evenementenlocaties en woonzorgcentra.

Het doel van dit artikel is om aan te geven hoe moderne technologieën en strategische aanpakken kunnen bijdragen aan een soepelere registratieproces, het verbeteren van de klantervaring en het verminderen van administratieve druk voor receptiemedewerkers.

Wat is bezoekersregistratie?

Bezoekersregistratie verwijst naar het proces waarbij gasten of bezoekers zich aanmelden bij een receptie voordat ze hun afspraak kunnen maken met medewerkers van een organisatie of een bezoek kunnen afleggen aan een locatie. Dit proces dient meerdere doeleinden:

• Beveiliging: Het vastleggen van bezoekersgegevens helpt bij het controleren van wie op een locatie aanwezig is.
• Administratie: Het registreren van bezoekers helpt bij het bijhouden van activiteiten en bezoeken.
• Klantervaring: Een efficiënt registratieproces draagt bij aan een positieve ervaring voor bezoekers.

Traditioneel gebeurt dit handmatig, bijvoorbeeld via het invullen van een papieren registratieformulier. In tegenstelling tot deze klassieke methode bieden digitale registratiesystemen voordelen in termen van snelheid, accuraatheid en gebruiksgemak.

Digitale bezoekersregistratie

Een van de belangrijkste trends in bezoekersregistratie is de overgang naar digitale systemen. Deze systemen geven organisaties de mogelijkheid om bezoekersinformatie te automatiseren en te centraliseren. Hieronder worden enkele voordelen van digitale registratie opgenoemd:

• Snelle registratie: Bezoekers kunnen zich snel en eenvoudig registreren via een digitale scherm of app.
• Automatisch notificeren: Zodra een bezoeker is geregistreerd, kan de betreffende medewerker direct een notificatie ontvangen.
• Real-time beheer: Administratoren hebben een overzicht van alle bezoekers en hun activiteiten.
• Beveiliging: Persoonlijke gegevens kunnen veilig worden opgeslagen en gedeeld via gecontroleerde systemen.

In de praktijk wordt dit vaak gerealiseerd via apps of webportalen, zoals de GoBright Visit-concept. Deze systemen stellen bezoekers in staat om zich vooraf te registreren en bij aankomst simpel in te checken met een QR-code.

Voorbeeld: GoBright Visit-concept

Het GoBright Visit-concept is een voorbeeld van hoe digitale registratie kan worden ingezet om het proces voor bezoekers en medewerkers efficiënter te maken. Hierbij is een pre-registratie mogelijk, waarbij medewerkers hun gasten kunnen registreren tijdens het plannen van een vergadering via de Outlook-plug-in.

De voordelen van deze aanpak zijn:

• Vooraf registratie: Gasten kunnen vooraf worden geregistreerd, waardoor ze bij aankomst niet hoeven te wachten.
• QR-code inchecken: Bezoekers kunnen zich snel inchecken met een QR-code, waardoor het proces sneller verloopt.
• Automatisch bijwerken: Het CRM-systeem wordt automatisch bijgewerkt, zodat er geen handmatige ingrepen nodig zijn.
• Accuraat bezoekersbeheer: Er is een real-time overzicht van wie op de locatie aanwezig is.

Naast het verbeteren van de efficiëntie, draagt deze aanpak ook bij aan een betere klantervaring. Bezoekers hoeven niet langer hun persoonlijke gegevens in te vullen bij een drukke receptie, wat tijd bespaart en stress vermijdt.

Automatisering en efficiëntie

Automatisering speelt een belangrijke rol bij het optimaliseren van bezoekersregistratie. Met behulp van technologie zoals Microsoft Power Apps is het mogelijk om een gebruiksvriendelijke en intuïtieve registratieapplicatie te ontwikkelen.

In een voorbeeldgeval is een canvas-app ontwikkeld waarmee bezoekers zichzelf kunnen registreren. Het proces werkt als volgt:

1. Bezoekers vullen hun naam, e-mailadres en de naam van de medewerker met wie ze een afspraak hebben in via een tablet.
2. Microsoft Power Automate stuurt de bezoekersinformatie automatisch naar het CRM-systeem.
3. Zodra de registratie is voltooid, ontvangt de betrokken medewerker een notificatie via e-mail.
4. Na de afspraak kan de bezoeker zich via de app uitchecken, waarna het systeem het vertrek registreert.

Deze aanpak heeft meerdere voordelen:

• Digitale registratie: Het proces is volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
• Vrijstelling medewerkers: Receptiemedewerkers kunnen zich richten op essentiële taken, in plaats van administratie.
• Real-time beheer: Het CRM-systeem wordt automatisch bijgewerkt, wat een accuraat beeld geeft van alle bezoekers.
• Snellere notificaties: Medewerkers ontvangen direct een melding, wat de wachttijd aanzienlijk verkort.
• Extra maatregelen: Tijdens de registratie kan worden gecontroleerd of bezoekers symptomen van ziekten zoals COVID-19 vertonen, wat extra veiligheid biedt.

Praktische toepassing in evenementenlocaties

Evenementenlocaties, zoals de locaties die worden genoemd in de database van "Locatie Receptie", zijn een ideale plek waar digitale registratiesystemen kunnen worden toegepast. Deze locaties worden vaak gebruikt voor vergaderingen, teamdagen, recepties en andere evenementen, waarbij het bezoekersbeheer van groot belang is.

Een voorbeeld is Plateau, een populaire evenementenlocatie waar bezoekers op verschillende manieren kunnen worden ontvangen. Hier worden zowel binnen- als buitenruimtes gebruikt, en is er een uitgebreide catering beschikbaar. Het gebruik van een digitale registratieapplicatie kan helpen bij het beheer van groepen, het verdelen van materialen en het zorgen voor een soepelere in- en uitcheckprocedure.

Bezoekersregistratie in woonzorgcentra

In woonzorgcentra, zoals Locatie De Provenier, is bezoekersregistratie ook van belang. De receptie is een centrale plek waar bezoekers lopen, leveranciers hun bestellingen afleveren en bewoners hun post ophalen. Het bezoeken van bewoners is een belangrijke activiteit, en het registreren van bezoekers helpt bij het zorgen voor een veilige en georganiseerde omgeving.

De taken die verband houden met bezoekersregistratie in dergelijke locaties zijn onder meer:

• Het ontvangen van bezoekers
• Het aannemen van bestellingen
• Het beantwoorden van vragen van bewoners
• Het sorteren en verdelen van post en brood
• Het begeleiden van bewoners naar de bus

In dit soort organisaties kan een digitale registratieapplicatie helpen bij het beheer van activiteiten en het zorgen voor een betere ervaring voor zowel bezoekers als medewerkers.

Samenvatting

Bezoekersregistratie is een essentieel onderdeel van het beheer van een receptie. Het zorgt voor een betere ervaring voor bezoekers, helpt bij het beheer van activiteiten en draagt bij aan de efficiëntie van het registratieproces. Met moderne technologieën en automatisering is het mogelijk om dit proces te optimaliseren en te vereenvoudigen.

Digitale registratiesystemen, zoals de GoBright Visit-concept en Microsoft Power Apps, bieden voordelen in termen van snelheid, accuraatheid en gebruiksgemak. Deze systemen zijn geschikt voor verschillende soorten locaties, waaronder bedrijven, evenementenlocaties en woonzorgcentra.

In de praktijk is het belangrijk om een registratiesysteem te kiezen dat aansluit bij de behoeften van de organisatie en de bezoekers. Door gebruik te maken van automatisering en digitale registratie is het mogelijk om het proces voor bezoekers en medewerkers efficiënter en beter te maken.

Bronnen

1. epatra.eu
2. cegeka.com
3. eventplanner.nl
4. nlvoorelkaar.nl